Bon nombre des membres des CCED sont des bénévoles, par exemple des parents d’élèves ayant des besoins particuliers. Les membres des CCED peuvent avoir des antécédents variés en matière de scolarité, de culture et d’expérience; et certains peuvent avoir peu d’expérience en matière de comités. Les membres des CCED peuvent avoir besoin de précisions à propos des attentes et des processus à l’égard des réunions afin de devenir des participants efficaces aux réunions des CCED. (Voir également la Section 5 portant sur les processus des réunions.)

Le CCPAP des CCED a relevé certaines des compétences clés qui sont utiles aux membres des CCED, notamment :

  • Communication
  • Présentation
  • Promotion du travail d’équipe
  • Résolution des problèmes
  • Gestion du temps
  • Prise de notes
  • Écoute
  • Affirmation
  • Prise de décisions
  • Négociation
  • Recherche
  • Organisation

Les séances de formation des CCED, un guide d’orientation des CCED et les stratégies pour des réunions réussies peuvent tous être mis à contribution pour aider les membres des CCED à améliorer leur participation et leur contribution.

Les pratiques efficaces pour appuyer la participation des membres des CCED comprennent :

  • élaborer ou partager un code de conduite pour les membres ou des attentes ou normes par rapport aux réunions qui résument les attentes et, au besoin, les conséquences (voir également le Tableau 5 pour des exemples des attentes face aux réunions);
  • remettre aux membres des CCED les documents sur les réunions au moins cinq (5) jours ouvrables avant chaque réunion;
  • indiquer à l’ordre du jour lorsqu’un élément est présenté en vue d’une prise de décision et fournir des modèles ou des outils permettant de faciliter l’identification des options et des répercussions des choix qui seront faits;
  • fournir aux membres des CCED, au personnel et aux invités qui présenteront des exposés une directive nette quant à l’objet, au contenu ainsi qu’aux plages horaires. Par exemple, en établissant un lien entre la présentation et le plan de l’EED, le plan d’amélioration du conseil scolaire pour le rendement des élèves ou le plan stratégique du conseil scolaire;
  • demander aux présentateurs de remettre les documents à distribuer accompagnés des renseignements récapitulatifs avec les idées ou les faits clés en caractères gras ou en listes à puces;
  • encourager les présentateurs à organiser les renseignements par blocs ponctués de pauses fréquentes afin de confirmer que les membres ont entendu et compris la matière;
  • s’assurer que les représentants exposent clairement ce qu’ils attendent de la part des CCED en fournissant une liste de questions ou d’options de discussion, incluant le temps imparti pour les discussions ou les activités en petits groupes;
  • fourir aux membres des CCED des formulaires d’évaluation des présentations;
  • inclure des plages horaires pour les exposés ou désigner un chronométreur pour s’assurer que les exposés ne soient ni trop longs ni trop détaillés;
  • aider les membres des CCED à faire des exposés à l’intention des CCED en fournissant un plan ou une liste de questions pour cadrer les exposés; un modèle de présentation; et des possibilités de présenter en petits groupes.

Le MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION DE L’ONTARIO a élaboré un guide de ressources dont peuvent se servir les CCED : Cheminer en harmonie – Guide de prévention et de résolution de conflits concernant les programmes et services offerts aux élèves ayant des besoins particuliers (2007). Ce document contient des renseignements et des stratégies pour comprendre les différends, instaurer des climats positifs, écouter et bien communiquer. Bon nombre des diagrammes et des conseils qui s’y trouvent peuvent être partagés avec les CCED ou encore inclus dans le guide d’orientation des CCED et utilisés dans le cadre des séances de formation. Certains conseils scolaires ont élaboré à l’intention de leur personnel des activités de formation inspirées du guide. Bon nombre des mêmes exercices peuvent être mis à profit lors de la formation des CCED.

Au Tableau 4 se trouve une liste de questions que les membres des CCED peuvent se poser au moment de préparer les réunions des CCED.

Tableau 4 : Liste de contrôle pour la préparation des réunions des CCED

Qui? Quoi? Quand? Où? Pourquoi?
Comment?
À quel endroit se tiendra la réunion? Comment puis-je contribuer aux CCED?
Quand la rencontre aura-t-elle lieu? Comment dois-je obtenir l’information?
Quel en est le but? Comment dois-je partager l’information?
Pourquoi y vais-je? Comment dois-je utiliser l’information?
Que puis-je souhaiter accomplir lors de la réunion? Comment dois-je encourager les autres à participer?
Quels renseignements devrai-je y apporter? Comment dois-je bien apprendre et bien écouter?
Quelles questions souhaitai-je aborder? Comment dois-je encourager le conseil et les autres membres des CCED à étudier toutes les possibilités?
Que vais-je signaler à propos de mon association? Comment dois-je obtenir une rétroaction?
Quels renseignements souhaitai-je retirer de la réunion? Comment doit-on appuyer un processus qui encouragera la rétroaction et le suivi de la part des membres des CCED, les gestionnaires scolaires et les conseillers scolaires?
Que ferai-je des renseignements que j’aurai obtenus?

Les membres des CCED devraient arriver à temps aux réunions des CCED, avoir en main les renseignements pertinents et avoir lu l’ordre du jour et les documents à l’appui fournis avant la réunion. Pour aider à donner le ton aux réunions, les conseils scolaires peuvent préparer ou partager de la documentation sur un code de conduite ou une norme portant sur le déroulement des réunions. Le Tableau 5 montre quelques exemples d’attentes envers les réunions ou de normes en la matière.

Tableau 5 : Exemples d’attentes ou de normes en matière de réunions

Préciser les attentes à l’égard des membres
  1. Arriver à temps
  2. Étudier l’ordre du jour avant la réunion et y apporter tout renseignement pertinent
  3. Éteindre les téléphones cellulaires et les téléavertisseurs ou les régler en mode vibration pendant toute la durée de la réunion
  4. Lever la main pour indiquer qu’on souhaite parler
  5. Écouter les autres
  6. Faire preuve de courtoisie
  7. Ne pas interrompre les autres ni dominer la discussion
Préciser les procédures d’assemblée
  1. Déterminer le montant de pauses et l’heure à laquelle elles auront lieu ou accepter que les membres puissent quitter la pièce ou se procurer des rafraichissements, au besoin
  2. Convenir de la possibilité que les membres se déplacent dans la salle durant la réunion
  3. Dissuader les réunions ou conversations parallèles
  4. Désigner un chronométreur des points à l’ordre du jour
  5. Préciser les points ou tâches cruciaux de la réunion
  6. Accepter le recours à un animateur ou des animateurs en alternance pour les discussions
  7. Fixer un échéancier et un processus pour les discussions (cela peut comprendre accorder à un animateur le pouvoir discrétionnaire de prolonger les délais prescrits pour offrir à chaque membre la possibilité de s’exprimer)
  8. Obtenir un consensus sur les points pouvant exiger un vote de la part des membres
Durant les exposés ou les discussions
  1. Recourir à un animateur ou demander aux membres d’animer des parties de la discussion
  2. Accepter de s’abstenir de tout jugement sur les idées soulevées durant les séances de remue-méninges
  3. Demeurer concentré et respecter les délais prescrits
  4. Dissuader le remaniement ou la répétition des principes ou des énoncés
  5. Permettre des séances en petits groupes afin de discuter des éléments ou des solutions de rechange
  6. Préciser les questions pertinentes et affirmer toutes les préoccupations par rapport à ces questions lors de la réunion
  7. Déposer ou consigner dans une « aire de réserve » les questions ou points en suspens à des fins de discussion ultérieure
À la fin de la rencontre
  1. Terminer à temps ou demander une motion de proroger l’assemblée
  2. Passer en revue les suites à donner découlant de la réunion, y compris les dates et les heures
  3. Déterminer ce qui sera inclus dans les comptes rendus des réunions
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