En vertu du paragraphe 9 (8) du Règlement 464/97, « Le comité se réunit au moins 10 fois pendant l’année scolaire. » Habituellement, les conseils scolaires organisent une réunion des CCED chaque mois durant l’année scolaire, soit de septembre à juin.

Selon le paragraphe 10 (1), le conseil scolaire est tenu de rendre accessibles « le personnel et les installations » qu’il juge nécessaires « au bon fonctionnement du comité ». Les membres des CCED ont besoin d’un certain nombre de formules de soutien pour mener à bien leurs activités.

Pour la plupart des conseils scolaires, les membres des CCED se réunissent mensuellement au même endroit. Pour d’autres, des rencontres en face à face ont lieu moins souvent et les activités se déroulent par vidéoconférences. Certains CCED alternent aussi les lieux des rencontres pour permettre aux membres des CCED de visiter diverses installations et divers programmes au sein du conseil scolaire.

Les pratiques efficaces pour appuyer les membres des CCED des endroits éloignés comprennent :

  • offrir des installations de téléconférence pour une partie ou la totalité des membres des CCED afin qu’ils puissent participer à partir de leurs domiciles ou d’endroits éloignés du lieu des réunions;
  • assurer la distribution électronique des documents préalablement aux réunions;
  • permettre aux membres des CCED d’accéder aux installations des écoles ou des conseils scolaires munies d’une connexion Internet haute vitesse, d’une fonction de téléconférence ou d’une capacité en matière de webdiffusion;
  • alterner les emplacements des réunions des CCED à l’intérieur des territoires des conseils scolaires;
  • accorder des frais de déplacement afin de indemniser les bénévoles pour les couts engagés lors de déplacements pour assister aux réunions;
  • promouvoir le covoiturage avec le personnel ou les autres membres des CCED afin de réduire les frais de déplacement;
  • déterminer des dates de réunions de rechange en cas de météo défavorable.

Au moment de planifier les réunions des CCED, il est également important d’appuyer la participation des CCED en offrant du matériel audiovisuel, des microphones, des chaines audios, des ordinateurs et des bureaux ou des espaces de travail.

Les conseils scolaires doivent également prévoir des mesures d’adaptation additionnelles dont les membres individuels des CCED ayant une incapacité pourraient avoir besoin afin de participer aux réunions. Les conseils scolaires doivent s’assurer d’organiser les rencontres dans des endroits accessibles et d’assurer l’accessibilité de l’information, par exemple l’utilisation de gros caractères, des versions électroniques, des documents en Braille, des sous-titrages, des interprètes en langage gestuel, etc.

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