(5.2) Ordres du jour des CCED

L’ordre du jour est un document clé pour orienter les activités des CCED. Le CCPAP des CCED recommande que l’on fournisse l’ordre du jour aux membres au moins cinq (5) jours ouvrables avant les réunions et qu’on l’élabore de manière concertée.

Les pratiques efficaces pour dresser l’ordre du jour des réunions des CCED comprennent :

• inviter tous les membres des CCED à préciser les points éventuels de l’ordre du jour ou à faire parvenir le contenu de l’ordre du jour au président à la fin de chaque assemblée ou après chaque réunion des CCED;
• organiser une réunion entre le président, le vice-président et le personnel administratif des conseils pour dresser l’ordre du jour;
• mettre sur pied un sous-comité ou un comité exécutif chargé de dresser l’ordre du jour et de planifier les réunions;
• tout en respectant le calendrier annuel du CCPAP des CCED ou tout calendrier élaboré par les CCED, préparer de manière proactive les points de l’ordre du jour et les exigences en matière de renseignements prévus au cours de chaque année scolaire.

L’ordre du jour peut également servir à préciser les attentes pour chaque point qui y figure et à s’assurer que les points importants soient accompagnés d’une période de discussion suffisante. Par exemple, dans l’ordre du jour type des CCED apparaissant au Tableau 6, se trouve des colonnes pour indiquer s’il y a une pièce jointe pertinente ou si un point est fourni à des fins d’information, de discussion, de motion ou de recommandation.

Les pratiques efficaces pour rédiger l’ordre du jour et appuyer les rôles des CCED comprennent :

• fixer une heure de début et de fin pour chaque point à l’ordre du jour ou pour les points choisis;
• insérer à l’ordre du jour une colonne pour indiquer si un point est présenté
  « pour information », « pour discussion » ou « pour décision »;
• insérer à l’ordre du jour une colonne pour préciser qui sera responsable du dossier ou qui présentera le point de l’ordre du jour;
• insérer à l’ordre du jour une colonne pour mentionner les documents pertinents qui se trouvent en annexe ou qui ont trait à des sujets particuliers;
• insérer à l’ordre du jour une section « Points découlant des procès-verbaux antérieurs » pour assurer un suivi des suites à donner issues des réunions antérieures;
• énumérer les « comptes rendus d’associations » et la « correspondance » comme points permanents à l’ordre du jour;
• insérer à l’ordre du jour une section « Points pour la prochaine réunion » pour assurer un suivi des sujets d’intérêt des membres des CCED

Tableau 6 : Ordre du jour type des CCED